1. Chủ trì quy trình và nội dung hợp đồng mua sắm:
- Vận hành quy trình ký kết hợp đồng, bao gồm: thư giao kết (Engagement Letters), hợp đồng khung (MSA), bản mô tả phạm vi công việc (SoW), các phụ lục đính kèm, biểu phí (rate cards), điều khoản thanh toán, sản phẩm bàn giao, các mốc tiến độ và cập nhật danh mục theo dõi hợp đồng.
- Chủ trì các buổi thảo luận về thương mại và hợp đồng với nhà cung cấp/đơn vị tư vấn: trực tiếp trao đổi về phí, tiến độ, lịch thanh toán, sản phẩm bàn giao, tiêu chí nghiệm thu và kiểm soát thay đổi; đồng thời đảm bảo các phương án đàm phán luôn thống nhất với định hướng của Trưởng nhóm Thương mại.
- Phối hợp với bộ phận Pháp chế để đưa các điều khoản bảo vệ tiêu chuẩn (trách nhiệm pháp lý, bồi thường, bảo mật, giải quyết tranh chấp) và đảm bảo sự tuân thủ các quy định nội bộ.
2. Phối hợp Kỹ thuật và Thương mại (Cách thức vận hành công việc hằng ngày)
- Làm việc với Trưởng nhóm Kỹ thuật (Technical Lead) để chuyển hóa các yêu cầu kỹ thuật thành một bản SoW rõ ràng: Xác định ranh giới phạm vi công việc, các giả định và điều khoản loại trừ (exclusions), sản phẩm bàn giao, tiến độ và tiêu chí nghiệm thu.
- Phối hợp với Trưởng nhóm Thương mại (Commercial Lead) để thống nhất phương thức tiếp cận hợp đồng: Xác định các mục tiêu đàm phán, các phương án đánh đổi thương mại (trade- offs), vị thế rủi ro và chiến lược phê duyệt.
- Hỗ trợ các cấp lãnh đạo trong việc quản trị quan hệ nhà cung cấp: Chính thức hóa và đưa các mối quan hệ sẵn có với nhà cung cấp vào các điều khoản hợp đồng có tính ràng buộc pháp lý và các sản phẩm bàn giao có thể đo lường được.
3. Duy trì quan hệ với đơn vị tư vấn (Thực thi & Quản trị):
- Duy trì công tác quản trị và điều hành hằng ngày đối với các gói thầu tư vấn:
▪ Theo dõi tiến độ sản phẩm bàn giao và hỗ trợ quy trình nghiệm thu.
▪ Thiết lập và duy trì nhịp độ họp định kỳ để xử lý các nội dung liên quan đến thương mại.
▪ Hỗ trợ xác nhận hoá đơn dựa trên các mốc tiến độ thực tế.
▪ Thực hiện các thủ tục gia hạn hợp đồng và cập nhật các thay đổi về phạm vi công việc (scope updates).
- Theo dõi và báo cáo kịp thời các vấn đề về hiệu suất (chậm trễ tiến độ, phát sinh ngoài phạm vi, hoặc lỗ hổng về chất lượng) lên Trường nhóm Kỹ thuật/Thương mại kèm theo các phương án xử lý đề xuất.
4. Kỷ luật kiểm soát thay đổi (Bảo vệ dự án)
- Quản lý các yêu cầu thay đổi/phát sinh (Variations): Ghi nhận yêu cầu, xây dựng cấu trúc tác động về giá, điều phối quy trình phê duyệt và lập hồ sơ thay đổi thông qua các phụ lục hợp đồng hoặc bản SoW sửa đổi.
- Ngăn ngừa phát sinh ngoài phạm vi bằng cách duy trì các nội dung về phạm vi công việc, giả định và tiêu chí nghiệm thu một cách rõ ràng, cụ thể và có tính ràng buộc pháp lý.
5. Hồ sơ tài liệu, bảng theo dõi, và phê duyệt nội bộ
- Duy trì hệ thống hồ sơ tài liệu thương mại:
▪ sổ đăng ký hợp đồng, danh sách nhà cung cấp/tư vấn, lịch hết hạn
▪ thư viện SoW và các biểu mẫu ▪ tóm tắt thương lượng và các memo phê duyệt
▪ hỗ trợ hành chính PO/hoá đơn với bộ phận tài chính/kiểm soát dự án
- Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng từ đầu đến cuối cho các danh mục gián tiếp/không thuộc xây dựng o Phát triển quan hệ nhà cung cấp và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
- Đàm phán hợp đồng và các điều khoản giá cả
- Làm việc chặt chẽ với các bên liên quan nội bộ để hiểu các nhu cầu thu mua o Đảm bảo tuân thủ chính sách thu muc của công ty và các tiêu chuẩn đạo đức o Xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và thúc đẩy cải tiến quy trình
- Khởi tạo và duy trì dữ liệu giá, dữ liệu nhà cung cấp
