Chuyên Viên Quản Lý Hồ Sơ Thầu

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Vị trí này chịu trách nhiệm triển khai hồ sơ các dự án do Ban Lãnh đạo phát triển — từ chuẩn bị hồ sơ chào thầu, theo dõi quá trình triển khai, đến đóng gói hồ sơ nghiệm thu và quyết toán. Đây là vai trò quan trọng đảm bảo các dự án của được triển khai bài bản, tuân thủ cam kết hợp đồng và hoàn tất thủ tục pháp lý đúng quy định.

Báo cáo trực tiếp cho: CEO.

Địa điểm làm việc: 135 Đường số 5, Phường An Khánh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1. Chuẩn bị hồ sơ chào thầu, hồ sơ dự án

• Tiếp nhận thông tin dự án từ Ban Lãnh đạo, đọc và phân tích Hồ sơ Mời thầu (HSMT) hoặc yêu cầu chào giá của đối tác.
• Lập checklist các tài liệu cần chuẩn bị và phối hợp với các phòng ban liên quan (kỹ thuật, đào tạo, tài chính, pháp lý) để thu thập đầy đủ.
• Soạn thảo và hoàn thiện các tài liệu trong hồ sơ chào thầu/dự thầu: đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính, hồ sơ năng lực, các tài liệu chứng minh kinh nghiệm.
• Đảm bảo hồ sơ tuân thủ đầy đủ yêu cầu của bên mời thầu/đối tác và các quy định pháp luật liên quan.
• Nộp hồ sơ đúng hạn theo hình thức quy định (E-GP hoặc trực tiếp).

2. Theo dõi triển khai dự án

• Phối hợp với các phòng ban liên quan lập kế hoạch triển khai chi tiết: tiến độ, ngân sách, nhân sự, các mốc bàn giao.
• Theo dõi tiến độ thực hiện so với cam kết trong hợp đồng, chủ động cảnh báo sớm các rủi ro về tiến độ, chất lượng, chi phí.
• Là đầu mối làm việc với bên mời thầu/đối tác trong suốt quá trình triển khai: báo cáo định kỳ, xử lý các vấn đề phát sinh, làm rõ các yêu cầu thay đổi.
• Quản lý hồ sơ bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).

3. Đóng gói nghiệm thu và quyết toán

• Tổng hợp các bằng chứng triển khai (proof of execution): biên bản, báo cáo, hình ảnh, danh sách học viên, đánh giá chất lượng, v.v.
• Soạn thảo hồ sơ nghiệm thu theo từng giai đoạn và nghiệm thu cuối kỳ, làm việc với bên mời thầu/đối tác để hoàn tất ký kết.
• Phối hợp với phòng kế toán/tài chính để hoàn tất hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng.
• Lưu trữ hồ sơ dự án hoàn chỉnh phục vụ kiểm toán nội bộ và làm tài liệu tham chiếu cho các dự án sau.

4. Hệ thống hóa tài liệu

• Xây dựng và duy trì thư viện hồ sơ năng lực, tài liệu chuẩn (template) phục vụ chuẩn bị hồ sơ chào thầu.
• Quản lý cơ sở dữ liệu các dự án đã triển khai và bài học kinh nghiệm.

1. Bắt buộc

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm hồ sơ thầu hoặc quản lý hồ sơ dự án, đặc biệt là các dự án khu vực công (nhà nước).
• Hiểu biết về Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành.
• Quen thuộc với Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (E-GP): tải HSMT, nộp HSDT điện tử.
• Kinh nghiệm soạn thảo các tài liệu trong hồ sơ thầu: đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính, hồ sơ năng lực.
• Kỹ năng đọc hiểu và phân tích văn bản pháp lý, hợp đồng tốt.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel) và Google Workspace.
• Tỉ mỉ, cẩn thận, có khả năng làm việc dưới áp lực thời gian.

2. Ưu tiên

• Có kinh nghiệm trong các lĩnh vực: giáo dục, đào tạo, công nghệ thông tin, chuyển đổi số.
• Có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Có kinh nghiệm làm hồ sơ nghiệm thu, quyết toán dự án với các đơn vị sự nghiệp công lập.
• Tiếng Anh đọc hiểu tốt (đối với tài liệu từ đối tác công nghệ quốc tế).

QUYỀN LỢI

• Phát triển chuyên môn: Cơ hội tham gia các dự án cấp tỉnh/thành phố với các đối tác công nghệ toàn cầu.
• Lương và thưởng dự án tương ứng với quy mô hợp đồng và mức độ đóng góp.
• Phúc lợi về chăm sóc sức khỏe, nghỉ phép năm, BHXH theo quy định của Pháp luật.