Mục đích:
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, mua bán và giám sát quá trình cung cấp đầu vào cho công ty. Đồng thời đảm bảo các nguyên vật liệu/thiết bị/ dịch vụ được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận.
- Quản trị tài sản cho công ty để những phòng ban khác có thể hoạt động một cách bình thường.
Hoạt động mua hàng: Xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng văn phòng phẩm và trang thiết bị phục vụ làm việc theo quy định
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
- Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
- Lên bảng tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện công ty. Ví dụ như tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng…
- Đưa lên cấp trên các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đã lựa chọn để quản lý xem xét, phê duyệt.
- Lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
- Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp
Khảo sát giá ( thẩm định giá ):
- Khảo sát giá hàng hoá của các nhà cung cấp khác, của thị trường
- Tiến hành thương lượng mức giá hợp lý nhất với nhà cung cấp
- Lập báo cáo chi tiết về giá các mặt hàng dựa trên các biến động giá để báo cáo quản lý
Thực hiện quy trình mua hàng:
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan
- Xác định các yêu cầu mua hàng về số lượng, chủng loại, kích thước hay các thông số kỹ thuật cần thiết để lên đơn hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp; báo cáo cấp trên lập đề nghị tạm ứng mua hàng.
- Theo dõi qua trình giao hàng, nhận hàng
- Kiểm tra hàng hoá khi nhận hàng
- Kí và kiểm tra các hoá đơn chứng từ liên quan. Đảm bảo chính xác và đầy đủ để chuyển giao cho kế toán
- Gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận liên quan tiếp nhận hàng hoá theo quy định
- Đánh giá hoạt động thu mua và giao hàng định kỳ đối với các nhà cung cấp
- Giải quyết và báo cáo các phát sinh nếu có một cách kịp thời.
Các công việc khác:
- Đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc
- Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên
